Tata Kearsipan Kantor Notaris
Tata Kearsipan Kantor Notaris
Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari para pegawai dalam pelaksanaan tugasnya masing - masing.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dilihat dari fungsinya, arsip dapat dibedakan atas :
-pertama, arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kantor, baik secara terus menerus atau tidak.
- Kedua, arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan, tetapi masih perlu untuk disimpan memiliki nilai dalam rangka penyelenggaraan negara dan kehidupan kebangsaan.
Arsip statis ini disimpan di Arsip Nasional. Arsip dinamis dapat dirinci lebih lanjut menjadi:
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus dalam pelaksanaan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu kantor.
2. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
Tata kearsipan yang baik meliputi beberapa faktor sebagai berikut:
a. Penerapan cara penyimpanan secara tepat, yaitu rangkaian yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan dokumen sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat,
b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, yang meliputi: pertama, perlengkapan dan alat-alat korespondensi, seperti kertas, karbon, mesin tik, komputer, dsb.
c. Kedua, perlengkapan untuk penerimaan surat, seperti kotak surat, meja tulis, rak, dsb. Ketiga alat penyimpan surat, seperti map, folder, lemari, filing cabinet, lemari, dll.
Untuk penyimpanan arsip terdapat beberapa cara, yaitu:
1. Sistem abjad, yaitu cara penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan abjad. Dalam Cara ini, semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad, baik dari nama orang, kantor, atau perusahaan.
2. Sistem pokok soal, yaitu penyimpanan yang didasarkan pada pokok masalah. Satu masalah kemudian dapat dipecah menjadi beberapa sub masalah. Misalnya jual beli, dapat dirinci dalam jual beli tanah, rumah, surat berharga, dsb.
3. Sistem, tanggal, yaitu penyusunan arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.
4. Sistem nomor atau angka, yang sering disebut dengan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Misalnya, 000 Kepegawaian, 100 Keuangan, 200 Akta Jual Beli, 300 Akta Pendirian Perusahaan, dan seterusnya.
5. Sistem wilayah/daerah. Dalam sistem ini, arsip diatur berdasarkan nama wilayah/daerah.
Untuk mengetahui proses penanganan suatu surat diperlukan kartu kendali, sebagai alat untuk memantau penyelesaian suatu surat hingga menjadi produk yang diinginkan, misalnya menjadi suatu akta.
Selain daripada itu, untuk menghindarkan hilangnya suatu arsip yang dipinjam oleh seorang pegawai, diperlukan kartu pinjam arsip, yang harus disimpan oleh petugas arsip sampai berkas yang dipinjam tersebut dikembalikan.
Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari para pegawai dalam pelaksanaan tugasnya masing - masing.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dilihat dari fungsinya, arsip dapat dibedakan atas :
-pertama, arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kantor, baik secara terus menerus atau tidak.
- Kedua, arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan, tetapi masih perlu untuk disimpan memiliki nilai dalam rangka penyelenggaraan negara dan kehidupan kebangsaan.
Arsip statis ini disimpan di Arsip Nasional. Arsip dinamis dapat dirinci lebih lanjut menjadi:
1. Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih digunakan secara terus menerus dalam pelaksanaan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu kantor.
2. Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip In-Aktif, yaitu arsip yang sudah jarang digunakan atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
Tata kearsipan yang baik meliputi beberapa faktor sebagai berikut:
a. Penerapan cara penyimpanan secara tepat, yaitu rangkaian yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan dokumen sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat,
b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, yang meliputi: pertama, perlengkapan dan alat-alat korespondensi, seperti kertas, karbon, mesin tik, komputer, dsb.
c. Kedua, perlengkapan untuk penerimaan surat, seperti kotak surat, meja tulis, rak, dsb. Ketiga alat penyimpan surat, seperti map, folder, lemari, filing cabinet, lemari, dll.
Untuk penyimpanan arsip terdapat beberapa cara, yaitu:
1. Sistem abjad, yaitu cara penyimpanan dan penemuan kembali berdasarkan abjad. Dalam Cara ini, semua arsip atau dokumen diatur berdasarkan abjad, baik dari nama orang, kantor, atau perusahaan.
2. Sistem pokok soal, yaitu penyimpanan yang didasarkan pada pokok masalah. Satu masalah kemudian dapat dipecah menjadi beberapa sub masalah. Misalnya jual beli, dapat dirinci dalam jual beli tanah, rumah, surat berharga, dsb.
3. Sistem, tanggal, yaitu penyusunan arsip berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal.
4. Sistem nomor atau angka, yang sering disebut dengan kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Misalnya, 000 Kepegawaian, 100 Keuangan, 200 Akta Jual Beli, 300 Akta Pendirian Perusahaan, dan seterusnya.
5. Sistem wilayah/daerah. Dalam sistem ini, arsip diatur berdasarkan nama wilayah/daerah.
Untuk mengetahui proses penanganan suatu surat diperlukan kartu kendali, sebagai alat untuk memantau penyelesaian suatu surat hingga menjadi produk yang diinginkan, misalnya menjadi suatu akta.
Selain daripada itu, untuk menghindarkan hilangnya suatu arsip yang dipinjam oleh seorang pegawai, diperlukan kartu pinjam arsip, yang harus disimpan oleh petugas arsip sampai berkas yang dipinjam tersebut dikembalikan.